PRIVACYBELEID VAN DE WEBSITE HEX-GROUP.EU

VFR01.0 26092018

HeX hecht groot belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Dit beleid beoogt de verschaffing van uitvoerige informatie over de manier waarop HeX Group (Hygiene & Expertise BVBA) uw persoonsgegevens beschermt.

ARTIKEL 1: INLEIDING

Dit privacybeleid beoogt de uitzetting van de volgende punten aan de gebruikers van de website:

• De manier waarop hun persoonsgegevens verzameld en verwerkt worden. Moeten als persoonsgegevens beschouwd worden alle gegevens die gebruikt zouden kunnen worden om een gebruiker te identificeren. Het betreft onder meer de voornaam, de naam, de leeftijd, het postadres, het e-mailadres, de locatie van de gebruiker of zelfs zijn IP-adres;
• Wat zijn de rechten van de gebruikers betreffende deze gegevens;
• Wie is er verantwoordelijk voor de verwerking van de verzamelde en verwerkte persoonsgegevens;
• Aan wie worden deze gegevens doorgegeven;
• Het cookiebeleid van de website.

Dit privacybeleid vervolledigt de wettelijke vermeldingen en de algemene gebruiksvoorwaarden die de gebruikers kunnen raadplegen op het adres https://www.hex-group.eu/nl_BE/mentions-legales/

ARTIKEL 2: ALGEMENE PRINCIPES BETREFFENDE DE VERZAMELING EN DE VERWERKING VAN DE PERSOONSGEGEVENS

Conform de bepalingen van artikel 5 van de Europese verordening 2016/679 worden de volgende principes nageleefd bij het verzamelen en verwerken van de persoonsgegevens van de bezoekers van de website:

• Wettigheid, eerlijkheid en transparantie: de gegevens mogen enkel verzameld en verwerkt worden met de toestemming van de gebruiker die eigenaar is van deze gegevens. Elke keer dat persoonsgegevens worden verzameld, wordt de gebruiker verwittigd dat zijn gegevens verzameld worden en voor welke reden deze gegevens verzameld worden.
• Beperkte finaliteiten: het verzamelen en verwerken van de gegevens gebeuren voor een of meerdere doelen die bepaald worden in de huidige algemene gebruiksvoorwaarden.
• Beperking van het verzamelen en het verwerken van de gegevens: enkel de gegevens die nodig zijn voor het goede verloop van de doelen van de website worden verzameld;
• Bewaring van de gegevens beperkt in de tijd: de gegevens worden voor een beperkte duur bewaard;
  Integriteit en vertrouwelijkheid van de gegevens die verzameld en verwerkt worden: de verwerkingsverantwoordelijke verplicht zich borg te staan voor de integriteit en de vertrouwelijkheid van de verzamelde gegevens.

Om geoorloofd te zijn, en dit overeenkomstig de voorwaarden van artikel 6 van de Europese verordening 2016/679, mogen het verzamelen en het verwerken van de persoonsgegevens enkel plaatsvinden indien ze ten minste een van de voorwaarden hieronder naleven:

• De gebruiker heeft uitdrukkelijk ingestemd met de verwerking;
• De verwerking is nodig voor de goede uitvoering van een overeenkomst;
• De verwerking is een wettelijke verplichting;
• De verwerking is noodzakelijk voor de waarborg van de vitale belangen van de betrokken persoon of van een andere natuurlijke persoon;
• De verwerking kan verantwoord worden door een noodzaak gelinkt aan de uitvoering van een opdracht van algemeen belang of die onder de bevoegdheid van overheidsinstanties valt;
• Het verwerken en het verzamelen van persoonsgegevens zijn nodig voor de doeleinden van de wettige en particuliere belangen nagestreefd door de verwerkingsverantwoordelijke of door een derde.

ARTIKEL 3: VERZAMELD EN VERWERKTE PERSOONSGEGEVENS IN HET KADER VAN HET SURFEN OP DE WEBSITE

A. VERZAMELD EN VERWERKTE GEGEVENS EN VERZAMELMETHODE

De persoonsgegevens verzameld door de website HEX-GROUP.EU zijn de volgende:

• Identificatiegegevens: naam, voornaam, login, wachtwoord
• Gegevens betreffende het werk: onderneming, functie
• Contactgegevens: postadres, e-mail, telefoonnummer
• Gegevens gelinkt aan de digitale activiteit: IP-adres, geolocatie

Deze gegevens worden verzameld wanneer de gebruiker een van de volgende handelingen verricht op de website:

• Aanmaak van een account in de klantenzone
• Aanvraag voor een afspraak of een interventie
• Aanvraag voor een offerte of een informatie
• Indiening van een klacht
• Antwoord op een tevredenheidsenquête
• Aanvraag om automatisch teruggebeld te worden
• Antwoord op een sollicitatie

De verwerkingsverantwoordelijke bewaart de persoonsgegevens in verband met haar klanten in haar computersysteem in redelijke veiligheidscondities voor de duur van de contractuele relatie en gedurende 5 (vijf) jaar na het einde van de contractuele relatie. Daarna worden de gegevens in een archief opgenomen voor de periode in de welke Hygiene & Expertise BVBA aansprakelijk gesteld kan worden.Wat de potentiële klanten betreft, worden de gegevens gedurende 1 (een) jaar bewaard.

Het verzamelen en het verwerken van de gegevens beantwoorden de volgende doeleinden:

• Beheer van de klanten van HeX, waaronder de potentiële klanten;
• Communicatie over de diensten, aanbiedingen, nieuws van de groep HeX;
• Klantenwerving of direct marketing m.b.t. de activiteiten van de groep HeX;
• Analyse van de bezoeken op de website;
• Verbetering en aanpassing van de gebruikservaring op de website.

B. OVERBRENGING VAN DE GEGEVENS AAN DERDEN

Sommige gegevens kunnen aan derden doorgegeven worden die hierna opgesomd zijn:
Exact Holding B.V. : beheer van klantenrelaties
Google LLC: IP-adres, geolocatie voor de meting van het mediumbereik
Mailjet SAS : verzending van mededelingen per e-mail
OVH: telefoonnummer om teruggebeld te worden

Hygiene & Expertise BVBA engageert zich om de gegevens van de gebruikers niet buiten de Europese Unie over te brengen.

In het geval dat Hygiene & Expertise BVBA dit zou moeten doen, worden de gebruikers op de hoogte gesteld van de genomen maatregelen om de overbrenging te controleren en de vertrouwelijkheid van de gegevens te waarborgen.

C. HOSTING VAN DE GEGEVENS

De website HEX-GROUP.EU wordt gehost door OVH SAS met zetel in 2 rue Kellermann 59100 Roubaix (Frankrijk).
De door de website verzamelde en verwerkte gegevens worden uitsluitend gehost en verwerkt in de Europese Unie.

ARTIKEL 4: VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE

A. DE VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE

De verwerkingsverantwoordelijke is Mevrouw Pauline Legrand in haar hoedanigheid van kwaliteitsverantwoordelijke van de onderneming Hygiene & Expertise BVBA. Ze kan gecontacteerd worden per gewone brief, per telefoon of per e-mail:
Porte des Bâtisseurs, 145 B-7730 Steenput (België)
Tel: +32 (0) 56 346 256
E-mail: info@hex-group.eu
De verwerkingsverantwoordelijke is belast met het bepalen van de finaliteiten en van de middelen die gebruikt worden voor de verwerking van de persoonsgegevens.

B. VERPLICHTINGEN VAN DE VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE

De verwerkingsverantwoordelijke engageert zich om de verzamelde persoonsgegevens te beschermen, om ze niet aan derden door te geven, ook buiten de Europese Unie, zonder dat de gebruiker hiervan verwittigd werd en om de finaliteiten waarvoor de gegevens verzameld werden te respecteren.
De site beschikt over een SSL certificaat om de veiligheid van de gegevens en van de overdracht van gegevens te waarborgen.
Een SSL certificaat (“Secure Socket Layer” Certificate) heeft tot doel de beveiliging van de gegevens die uitgewisseld worden tussen de gebruiker en de website.
Bovendien engageert de verwerkingsverantwoordelijke zich om de gebruiker te verwittigen indien de gegevens aangepast of verwijderd worden tenzij dit bovenmaatse formaliteiten, kosten en stappen voor hem meebrengt.
In het geval dat de integriteit, de vertrouwelijkheid of de veiligheid van de persoonsgegevens van de gebruiker in gevaar is, engageert de verwerkingsverantwoordelijke zich om de gebruiker door alle mogelijke middelen op de hoogte te brengen.

ARTIKEL 5: GEBRUIKERSRECHTEN

Conform de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, gewijzigd door de wet van 11 december 1998 en de Europese verordening 2016/679 beschikt de gebruiker over de hierna opgesomde rechten.
Opdat de verwerkingsverantwoordelijke gevolg geeft aan zijn vraag, wordt de gebruiker uitgenodigd om een gewone brief of een e-mail te sturen naar de verwerkingsverantwoordelijke met zijn naam, zijn voornaam, het onderwerp van zijn vraag en desgevallend zijn gebruikersnaam op de klantenzone met een identiteitsbewijs.
De verwerkingsverantwoordelijke is verplicht om de gebruiker te antwoorden binnen een termijn van 30 (dertig) kalenderdagen maximum.

A. VOORSTELLING VAN DE GEBRUIKERSRECHTEN OP HET VLAK VAN DE VERZAMELING EN DE VERWERKING VAN GEGEVENS

a. Recht op inzage, verbetering en verwijdering
De gebruiker kan zijn gegevens raadplegen, bijwerken, wijzigen of vragen dat gegevens die hem betreffen in zover door de wetgeving voorzien, verwijderd worden volgens de hierboven vermelde procedure.
Indien hij er een heeft, heeft de gebruiker het recht om de verwijdering van zijn klantenzone te vragen volgens dezelfde procedure.

b. Recht tot de beperking van en het verzet tegen de verwerking van de gegevens
De gebruiker heeft het recht om de beperking van de verwerking van zijn gegevens door de website te vragen of zich ertegen te verzetten zonder dat de website dit kan weigeren behalve indien er wettelijke en dwingende redens bestaan die de overhand hebben op het belang, de rechten en vrijheden van de gebruiker.
Teneinde de beperking van de verwerking van zijn gegevens te vragen of een bezwaar in te dienen tegen de verwerking van zijn gegevens moet de gebruiker de bovenvermelde procedure volgen.

c. Recht om geen onderwerp te zijn van een beslissing die uitsluitend op een automatisch procedé berust
Conform de bepalingen van de verordening 2016/679 heeft de gebruiker het recht om geen onderwerp te zijn van een beslissing die uitsluitend op een automatisch procedé berust indien de beslissing rechtsgevolgen heeft voor hem of hem op een evenredige manier treft.

d. Recht op de overdraagbaarheid van gegevens
De gebruiker heeft het recht om de overdraagbaarheid van zijn persoonsgegevens die door de website bewaard worden naar een andere website te vragen door de bovenvermelde procedure te volgen.

e. Recht om zich tot de gemachtigde toezichthoudende autoriteiten te wenden
In het geval dat de verwerkingsverantwoordelijke beslist om de aanvraag van de gebruiker niet in te willigen en dat de gebruiker deze beslissing wenst tegen te spreken of indien hij denkt dat een van zijn rechten die hierna opgesomd worden geschaad wordt, heeft hij het recht om zich tot de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/ of elke bevoegde rechter te wenden.

B. PERSOONSGEGEVENS VAN MINDERJARIGEN

Conform de bepalingen van artikel 8 van de Europese verordening 2016/679 mogen enkel minderjarigen van 13 jaar of ouder instemmen met de verwerking van hun persoonsgegevens in België.
Indien de gebruiker een minderjarige jonger dan 13 jaar is, is de toestemming van een wettelijke vertegenwoordiger vereist om de persoonsgegevens te mogen verzamelen en verwerken.
De website HEX-GROUP.EU en de verbonden diensten zijn bestemd voor mensen die minstens 13 jaar oud zijn.

ARTIKEL 6: COOKIEGEBRUIK

De website maakt gebruik van cookies.
Een “cookie” is een klein tekstbestand dat door de website op het geheugen of de harde schijf van de gebruiker opgeslagen wordt en die gegevens bevat betreffende de sessie en het surfgedrag van de gebruiker.
Deze bestanden vergemakkelijken de surfervaring van de gebruiker, zorgen voor de toegangscontrole voor de klantenzone, analyseren de bezoeken of bieden de mogelijkheid om de diensten te verbeteren voor meer gebruiksvriendelijkheid.
Voor het gebruik van “cookies” die niet strikt noodzakelijk zijn voor de goede werking van de website wordt de toestemming van de gebruiker gevraagd.
De toestemming van de gebruiker wordt voor een duur van 13 (dertien) maanden maximum als geldig beschouwd. Na afloop van deze periode zal de website opnieuw de toestemming van de gebruiker vragen om cookies op zijn geheugen of harde schijf te downloaden.

a. Bezwaar van de gebruiker tegen het gebruik van cookies door de website
De gebruiker wordt op de hoogte gebracht dat hij zich kan verzetten tegen de opslag van deze cookies door zijn browser in te stellen.
Ter informatie kan de gebruiker op de volgende adressen de te volgen stappen vinden om zijn browser in te stellen om zich te verzetten tegen de opslag van cookies:

• Chrome: https://support.google.com/accounts/answer/61416?hl=nl
• Firefox: https://support.mozilla.org/nl/kb/cookies-in-en-uitschakelen-websites-voorkeuren
• Internet Explorer: https://support.microsoft.com/nl-nl/help/17442/windows-internet-explorer-delete-manage-cookies
• Opera: http://www.opera.com/help/tutorials/security/cookies/
• Safari: https://support.apple.com/nl-nl/guide/safari/sfri11471/mac

In het geval dat de gebruiker beslist om de cookies uit te schakelen, zal hij verder op de website kunnen surfen. Alle functiestoornissen die uit deze bewerking zouden voortvloeien kunnen echter niet als de verantwoordelijkheid van de redacteur van de website beschouwd worden.

b. Beschrijving van de cookies gebruikt door de website
De redacteur van de website trekt de aandacht van de gebruiker op het feit dat de volgende cookies nodig zijn om te surfen:

Naam	Provider	Finaliteit	Vervaltijd
covaliss	hex-group.eu	Toegangscontrole voor de klantenzone	12 maanden

Door op de website te surfen wordt ter kennis van de gebruiker gebracht dat cookies van voorkeuren of van derden opgeslagen kunnen worden.

Naam	Provider	Finaliteit	Vervaltijd
__cfduid	globalsign.com	Validering van het SSL certificaat	12 maanden
moove_gdpr_popup	hex-group.eu	Registratie van de toestemming van de gebruiker	12 maanden
_ga	hex-group.eu	Unieke identifier gebruikt door Google Analytics om statistische gegevens te genereren over de manier waarop de gebruiker op de website surft.	24 maanden
_gat	hex-group.eu	Vermindering van het aantal query's door Google Analytics	Sessie
_gid	hex-group.eu	Unieke identifier gebruikt door Google Analytics om statistische gegevens te genereren over de manier waarop de gebruiker op de website surft.	Sessie

Unieke identifier gebruikt door Google LLC om statistische gegevens te genereren over de manier waarop de gebruiker op de website surft.
Sessie
De website gebruikt Google Analytics, een dienst voor de analyse van de bezoeken op de website geleverd door Google Inc. De cookies die Google Analytics gebruikt, laten toe om het gebruik van de website te volgen en te analyseren om rapporten te genereren over zijn activiteit. De gegevens worden in de Verenigde Staten verwerkt. Voor uitzonderlijke gevallen waar persoonsgegevens zoals het IP-adres van de gebruiker naar de Verenigde Staten zouden worden doorgegeven, is Google onderworpen aan de EU-US Privacy Shield. De gegevens die door Google Analytics zijn verzameld, zullen niet met andere gegevens waar Google over beschikt worden gecombineerd.

De website bevat bovendien links naar video’s die de activiteit van HeX voorstellen en knoppen van sociale netwerken die de gebruiker de mogelijkheid bieden om zijn activiteit op de website te delen. De cookies van de verspreidingsplatformen van video-inhoud en van sociale netwerken kunnen bijgevolg op de terminal van de gebruiker opgeslagen worden wanneer hij deze functionaliteiten gebruikt.

De aandacht van de gebruiker wordt erop gevestigd dat deze websites over een eigen privacybeleid en algemene gebruiksvoorwaarden beschikken die van de website kunnen verschillen. De redacteur van de website nodigt de gebruikers uit om het privacybeleid en de algemene gebruiksvoorwaarden van deze websites te raadplegen.

ARTIKEL 7: WIJZIGINGSVOORWAARDEN VAN HET PRIVACYBELEID

Dit privacybeleid kan te allen tijde geraadpleegd worden op het hierna vermelde adres:
https://www.hex-group.eu/nl_BE/privacybeleid/

De redacteur van de website behoudt zich het recht om het aan te passen om de conformiteit met de geldende wetgeving te verzekeren. Elke vertaling van dit privacybeleid in het Engels of het Nederlands is uitsluitend voor het gemak van de gebruiker verschaft. In geval van incoherentie of tegenstrijdigheid tussen de Franse versie en haar mogelijke vertaling zal de Franse versie de overhand hebben.

De gebruiker wordt bijgevolg uitgenodigd om dit privacybeleid regelmatig te raadplegen om op de hoogte te blijven van de laatste wijzigingen die eraan aangebracht worden.

De gebruiker wordt op de hoogte gebracht dat de laatste update van dit privacybeleid op 08/01/2018 heeft plaatsgevonden.

ARTIKEL 8: AANVAARDING VAN HET PRIVACYBELEID DOOR DE GEBRUIKER

Door op de website te surfen, bevestigt de gebruiker dat hij dit privacybeleid heeft gelezen en begrepen en dat hij de voorwaarden aanvaardt met name wat betreft het verzamelen en het verwerken van zijn persoonsgegevens alsook het cookiegebruik.