/ Politique de confidentialité

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DU SITE HEX-GROUP.EU

VFR01.0 26092018

HeX accorde une grande importance à la protection de vos données personnelles. La présente Politique vise à vous fournir des informations détaillées sur la manière dont HeX Group (Hygiene & Expertise SPRL) protége vos données personnelles.

ARTICLE 1 : PRÉAMBULE

La présente politique de confidentialité a pour but d’exposer aux utilisateurs du site :

La manière dont sont collectées et traitées leurs données à caractère personnel. Doivent être considérées comme données personnelles toutes les données étant susceptibles d’identifier un utilisateur. Il s’agit notamment du prénom et du nom, de l’âge, de l’adresse postale, l’adresse mail, la localisation de l’utilisateur ou encore son adresse IP ;
Quels sont les droits des utilisateurs concernant ces données ;
Qui est responsable du traitement des données à caractère personnel collectées et traitées ;
A qui ces données sont transmises ;
La politique du site en matière de fichiers « cookies ».

Cette politique de confidentialité complète les mentions légales et les Conditions Générales d’Utilisation que les utilisateurs peuvent consulter à l’adresse https://www.hex-group.eu/mentions-legales/

ARTICLE 2 : PRINCIPES GÉNÉRAUX EN MATIÈRE DE COLLECTE ET DE TRAITEMENT DE DONNÉES

Conformément aux dispositions de l’article 5 du Règlement européen 2016/679, la collecte et le traitement des données des utilisateurs du site respectent les principes suivants :

Licéité, loyauté et transparence : les données ne peuvent être collectées et traitées qu’avec le consentement de l’utilisateur propriétaire des données. A chaque fois que des données à caractère personnel seront collectées, il sera indiqué à l’utilisateur que ses données sont collectées, et pour quelles raisons ses données sont collectées ;
Finalités limitées : la collecte et le traitement des données sont exécutés pour répondre à un ou plusieurs objectifs déterminés dans les présentes conditions générales d’utilisation ;
Minimisation de la collecte et du traitement des données : seules les données nécessaires à la bonne exécution des objectifs poursuivis par le site sont collectées ;
Conservation des données réduites dans le temps : les données sont conservées pour une durée limitée ;
Intégrité et confidentialité des données collectées et traitées : le responsable du traitement des données s’engage à garantir l’intégrité et la confidentialité des données collectées.

Afin d’être licites, et ce conformément aux exigences de l’article 6 du règlement européen 2016/679, la collecte et le traitement des données à caractère personnel ne pourront intervenir que s’ils respectent au moins l’une des conditions ci-après énumérées :

L’utilisateur a expressément consenti au traitement ;
Le traitement est nécessaire à la bonne exécution d’un contrat ;
Le traitement répond à une obligation légale ;
Le traitement s’explique par une nécessité liée à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée ou d’une autre personne physique ;
Le traitement peut s’expliquer par une nécessité liée à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou qui relève de l’exercice de l’autorité publique ;
Le traitement et la collecte des données à caractère personnel sont nécessaires aux fins des intérêts légitimes et privés poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers.

ARTICLE 3 : DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL COLLECTÉES ET TRAITÉES DANS LE CADRE DE LA NAVIGATION SUR LE SITE

A. DONNÉES COLLECTÉES ET TRAITÉES ET MODE DE COLLECTE

Les données à caractère personnel collectées sur le site HEX-GROUP.EU sont les suivantes :

Informations d’identification : nom, prénom, login, mot de passe
Informations relatives à l’emploi : société, fonction
Coordonnées : adresse postale, e-mail, numéro de téléphone
Informations liées à l’activité numérique : adresse IP, géolocalisation

Ces données sont collectées lorsque l’utilisateur effectue l’une des opérations suivantes sur le site :

Création d’un compte sur l’espace client
Demande de rendez-vous ou d’intervention
Demande de devis ou de renseignement
Demande de réclamation
Réponse à une enquête satisfaction
Demande de rappel automatique
Réponse à une candidature

Le responsable du traitement conserve dans ses systèmes informatiques, et dans des conditions raisonnables de sécurité, les données personnelles relatives à ses clients pendant toute la durée de la relation contractuelle et pendant 5 (cinq) ans après la fin de la relation contractuelle. Au-delà les données sont archivées pour la période où la responsabilité d’Hygiene & Expertise SPRL peut être mise en cause.
S’agissant des prospects, les données sont conservées durant 1 (un) an.

La collecte et le traitement des données répondent aux finalités suivantes :

Gestion de la clientèle HeX, dont celle des clients potentiels ;
Communication à propos des services, offres, actualités du groupe HeX ;
Prospection commerciale ou marketing direct relatif aux activités du groupe HeX ;
Analyse d’audience du site ;
Amélioration et personnalisation de l’expérience utilisateur sur le site.

B. TRANSMISSION DES DONNÉES A DES TIERS

Certaines données peuvent être transmises aux tiers ci-après énumérés :

vExact Holding B.V. : gestion de la relation client
Google LLC : adresse IP, géolocalisation pour la mesure d’audience
Mailjet SAS : envoi de communications par e-mail
OVH SAS : numéro de téléphone pour être rappelé

Hygiene & Expertise SPRL s’engage à ne pas transférer les données des utilisateurs en dehors de l’Union Europérenne.

Dans l’hypothèse où Hygiene & Expertise SPRL devrait le faire, les utilisateurs seront informés des mesures prises afin de contrôler le transfert et s’assurer de la confidentialité de leurs données.

C. HÉBERGEMENT DES DONNÉES

Le site HEX-GROUP.EU est hébergé par OVH SAS, dont le siège est situé au 2 rue Kellermann 59100 Roubaix (France).
Les données collectées et traitées par le site sont exclusivement hébergées et traitées dans l’Union Européenne.

ARTICLE 4 : RESPONSABLE DU TRAITEMENT DES DONNÉES

A. LE RESPONSABLE DU TRAITEMENT DES DONNÉES

Le responsable du traitement des données à caractère personnel est Madame Pauline Legrand, en qualité de Responsable Assurance Qualité de la société Hygiene & Expertise SPRL. Elle peut être contactée par courrier ordinaire, téléphone ou e-mail :
Porte des Bâtisseurs, 145 B-7730 Estaimpuis (Belgique)
Tel: +32 (0) 56 346 256
E-mail: info@hex-group.eu
Le responsable du traitement des données est chargé de déterminer les finalités et les moyens mis au service du traitement des données à caractère personnel.

B. OBLIGATIONS DU RESPONSABLE DU TRAITEMENT DES DONNÉES

Le responsable du traitement s’engage à protéger les données à caractère personnel collectées, à ne pas les transmettre à des tiers, y compris en dehors de l’Union Européenne, sans que l’utilisateur n’en ait été informé et à respecter les finalités pour lesquelles ces données ont été collectées.
Le site dispose d’un certificat SSL afin de garantir que les informations et le transfert des données transitant par le site sont sécurisés.
Un certificat SSL (« Secure Socket Layer » Certificate) a pour but de sécuriser les données échangées entre l’utilisateur et le site.
De plus, le responsable du traitement des données s’engage à notifier l’utilisateur en cas de rectification ou de suppression des données, à moins que cela n’entraîne pour lui des formalités, coûts et démarches disproportionnés.
Dans le cas où l’intégrité, la confidentialité ou la sécurité des données à caractère personnel de l’utilisateur est compromise, le responsable du traitement s’engage à informer l’utilisateur par tout moyen.

ARTICLE 5 : DROITS DE L’UTILISATEUR

Conformément à la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel, modifiée par la loi du 11 décembre 1998, et au règlement européen 2016/679, l’utilisateur possède les droits ci-après énumérés.
Afin que le responsable du traitement des données fasse droit à sa demande, l’utilisateur est invité à envoyer un courrier ordinaire ou un e-mail au responsable du traitement des données personnelles, en précisant son nom, son prénom, l’objet de sa demande et le cas échéant, son identifiant sur l’espace client, accompagné d’une preuve de son identité.
Le responsable du traitement des données est tenu de répondre à l’utilisateur dans un délai de 30 (trente) jours calendaires maximum.

A. PRÉSENTATION DES DROITS DE L’UTILISATEUR EN MATIÈRE DE COLLECTE ET TRAITEMENT DE DONNÉES

a. Droit d’accès, de rectification et droit à l’effacement
L’utilisateur peut prendre connaissance, mettre à jour, modifier ou demander la suppression des données le concernant dans la limite de ce qui est prévu par la règlementation, en suivant la procédure susmentionnée.
S’il en possède un, l’utilisateur a le droit de demander la suppression de son espace client en suivant la même procédure.

b. Droit à la limitation et à l’opposition du traitement des données
L’utilisateur a le droit de demander la limitation ou de s’opposer au traitement de ses données par le site, sans que le site ne puisse refuser, sauf à démontrer l’existence de motifs légitimes et impérieux, pouvant prévaloir sur les intérêts et les droits et libertés de l’utilisateur.
Afin de demander la limitation du traitement de ses données ou de formuler une opposition au traitement de ses données, l’utilisateur doit suivre la procédure susmentionnée.

c. Droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un procédé automatisé
Conformément aux dispositions du règlement 2016/679, l’utilisateur a le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un procédé automatisé si la décision produit des effets juridiques le concernant, ou l’affecte de manière significative de façon similaire.

d. Droit à la portabilité des données
L’utilisateur a le droit de demander la portabilité de ses données personnelles, détenues par le site, vers un autre site, en suivant la procédure susmentionnée.

e. Droit de saisir l’autorité de contrôle compétente
Dans le cas où le responsable du traitement des données décide de ne pas répondre à la demande de l’utilisateur, et que l’utilisateur souhaite contester cette décision, ou, s’il pense qu’il est porté atteinte à l’un des droits énumérés ci-dessus, il est en droit de saisir l’Autorité de Protection des données (APD), https://www.autoriteprotectiondonnees.be, ou tout juge compétent.

B. DONNÉES PERSONNELLES DES PERSONNES MINEURES

Conformément aux dispositions de l’article 8 du règlement européen 2016/679, seuls les mineurs âgés de 13 ans ou plus peuvent consentir au traitement de leurs données personnelles en Belgique.
Si l’utilisateur est un mineur de moins de 13 ans, l’accord d’un représentant légal est requis afin que des données à caractère personnel puissent être collectées et traitées.
Le site HEX-GROUP.EU et les services associés sont destinés à des personnes ayant au moins dépassé l’âge de 13 ans.

ARTICLE 6 : UTILISATION DES FICHIERS « COOKIES »

Le site utilise des « cookies ».
Un « cookie » est un fichier texte de petite taille, stocké par le site en mémoire ou sur le disque dur de l’utilisateur, contenant des informations relatives à la session ou aux habitudes de navigation de l’utilisateur.
Ces fichiers lui permettent de faciliter la navigation, de contrôler l’accès à l’espace client, d’analyser le trafic ou encore d’améliorer le service pour le confort de l’utilisateur.
Pour l’utilisation de fichiers « cookies » qui ne sont pas strictement nécessaires au bon fonctionnement du site, le consentement de l’utilisateur est demandé.
Ce consentement de l’utilisateur est considéré comme valide pour une durée de 13 (treize) mois maximum. A l’issue de cette période, le site demandera à nouveau l’autorisation de l’utilisateur pour enregistrer des fichiers « cookies » en mémoire ou sur son disque dur.

a. Opposition de l’utilisateur à l’utilisation de fichiers « cookies » par le site
Il est porté à la connaissance de l’utilisateur qu’il peut s’opposer à l’enregistrement de ces fichiers « cookies » en configurant son logiciel de navigation.
Pour information, l’utilisateur peut trouver aux adresses suivantes les démarches à suivre afin de configurer son logiciel de navigation pour s’opposer à l’enregistrement des fichiers « cookies » :

Chrome : https://support.google.com/accounts/answer/61416?hl=fr
Firefox : https://support.mozilla.org/fr/kb/activer-desactiver-cookies-preferences
Internet Explorer : https://support.microsoft.com/fr-fr/help/17442/windows-internet-explorer-delete-manage-cookies
Opera : http://www.opera.com/help/tutorials/security/cookies/
Safari : https://support.apple.com/fr-fr/guide/safari/sfri11471/mac

Dans le cas où l’utilisateur décide de désactiver les fichiers « cookies », il pourra poursuivre sa navigation sur le site. Toutefois, tout dysfonctionnement du site provoqué par cette manipulation ne pourrait être considéré comme étant du fait de l’éditeur du site.

b. Description des fichiers « cookies » utilisés par le site
L’éditeur du site attire l’attention de l’utilisateur sur le fait que les cookies suivants sont nécessaires lors de sa navigation :

Nom	Fournisseur	Finalité	Expiration
covaliss	hex-group.eu	Contrôle d’accès à l’espace client	12 mois

En naviguant sur le site, il est porté à connaissance de l’utilisateur que des fichiers « cookies » de préférences ou de tiers peuvent être enregistrés.

Nom	Fournisseur	Finalité	Expiration
__cfduid	globalsign.com	Validation du certificat SSL	12 mois
moove_gdpr_popup	hex-group.eu	Enregistrement du consentement de l’utilisateur	12 mois
_ga	hex-group.eu	Identifiant unique utilisé par Google Analytics pour générer des données statistiques sur la façon dont l’utilisateur navigue le site.	24 mois
_gat	hex-group.eu	Diminution du nombre de requêtes par Google Analytics	Session
_gid	hex-group.eu	Identifiant unique utilisé par Google Analytics pour générer des données statistiques sur la façon dont l’utilisateur navigue le site.	Session

Le site utilise Google Analytics, un service d’analyse d’audience fourni par Google LLC. Les fichiers « cookies » utilisés par Google Analytics permettent de suivre, analyser l’utilisation du site et générer des rapports sur son activité. Les données sont traitées aux Etats-Unis. Pour les cas exceptionnels dans lesquels des données personnelles seraient transférées aux États-Unis, telles que l’adresse IP de l’utilisateur, Google s’est soumis à l’EU-US Privacy Shield. Les données collectées par Google Analytics ne seront pas combinées avec d’autres données détenues par Google.
De plus, le site contient des liens vers des vidéos, présentant l’activité d’HeX, et des boutons de réseaux sociaux, permettant à l’utilisateur de partager son activité sur le site. Des fichiers « cookies » des plateformes de diffusion de contenu vidéo et des réseaux sociaux sont par conséquent susceptibles d’être stockés sur le terminal de l’utilisateur lorsqu’il utilise ces fonctionnalités.
L’attention de l’utilisateur est portée sur le fait que ces sites disposent de politiques de confidentialité propres et de conditions générales d’utilisation possiblement différentes du site. L’éditeur du site invite les utilisateurs à consulter les politiques de confidentialité et les conditions générales d’utilisation de ces sites.

ARTICLE 7 : CONDITIONS DE MODIFICATION DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

La présente politique de confidentialité peut être consultée à tout moment à l’adresse ci-après indiquée :
https://www.hex-group.eu/politique-confidentialite/
L’éditeur du site se réserve le droit de la modifier afin de garantir sa conformité avec le droit en vigueur. Toute traduction de la présente politique, en anglais ou néerlandais, est fournie à l’utilisateur pour sa convenance uniquement. En cas d’incohérence ou de contradiction entre la version française et sa traduction éventuelle, la version française prévaudra.
Par conséquent, l’utilisateur est invité à venir consulter régulièrement cette politique de confidentialité afin de se tenir informé des derniers changements qui lui seront apportés.
Il est porté à la connaissance de l’utilisateur que la dernière mise à jour de la présente politique de confidentialité est intervenue le 08/01/2018.

ARTICLE 8 : ACCEPTATION PAR L’UTILISATEUR DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

En naviguant sur le site, l’utilisateur atteste avoir lu et compris la présente politique de confidentialité et en accepte les conditions, en ce qui concerne plus particulièrement la collecte et le traitement de ses données à caractère personnel, ainsi que l’utilisation de fichiers « cookies ».